Declaración de renta | ¿Cuál es el manejo que se les da a las cesantías en tema tributario?
Se deben tener en cuenta la fecha de realización del ingreso, el método de liquidación laboral de la persona y los límites fijados por la ley.
El tratamiento tributario de ahorro de las cesantías y sus intereses en la declaración de renta, exige comprender tres aspectos fundamentales: la fecha de realización del ingreso, el método de liquidación laboral de la persona y los límites fijados por la ley para acceder a las exenciones y el proceder.
El momento exacto en que un trabajador debe incluir las cesantías en su formulario de renta depende del concepto de realización del ingreso. La norma fiscal colombiana establece que este recurso se entiende realizado cuando el empleador lo paga directamente al trabajador o cuando realiza la consignación formal en el fondo de cesantías.
¿En qué año gravable se deben reportar las cesantías?
Para los trabajadores contratados bajo el esquema de cesantías anualizadas, creado por la Ley 50 de 1990, el empleador realiza la liquidación con corte al 31 de diciembre de cada año y cuenta con plazo hasta el 14 de febrero del año siguiente para consignar el dinero en el fondo respectivo. En este escenario, la fecha de reporte ante la DIAN varía según la vía por la que transitó el dinero.
“Las cesantías siempre forman parte del patrimonio, es decir, al 31 de diciembre las cesantías no se las han consignado a la cuenta que autoriza el Gobierno a través de un fondo de pensiones, pero a más tardar el 14 de febrero del año siguiente le consignan en una cuenta en un fondo ya sea privado o de Colpensiones, eso forma parte del patrimonio de la persona porque ya las trabajó, ya devengó”, le dijo a Minuto60 el contador William Márquez.
Si el recurso fue depositado en el fondo, el ingreso debe declararse en el año en que se hace dicha consignación. Por ejemplo, las cesantías que corresponden al trabajo del año 2024 se consignaron en el fondo durante febrero del 2025. En consecuencia, esa suma debe incluirse en la declaración de renta del año gravable 2025. En cambio, si el contrato de trabajo terminó durante el periodo o si el empleado gestionó un retiro parcial autorizado por la ley, el dinero entregado directamente en sus manos se reporta en la declaración correspondiente al mismo año en que recibió el pago.
“Por lo tanto, esas cesantías se encuentran en un fondo privado, donde usted puede hacer uso de ellas después del 14 de febrero del año siguiente al que tiene que declarar. Sin embargo, el hecho de que se las hayan consignado a la fecha posterior quiere decir que hacen parte de su patrimonio porque están a nombre suyo”, añadió el contador.
Por otro lado, los trabajadores que aún pertenecen al régimen tradicional previo a 1990 manejan un sistema retroactivo donde el empleador acumula la prestación hasta el final del contrato o hasta que se realicen retiros parciales. En este régimen, tras un fallo del Consejo de Estado que anuló disposiciones anteriores, las cesantías solo se deben declarar en el periodo gravable en que sean pagadas efectivamente de forma directa al trabajador.
¿Cuáles son los límites y requisitos?
Las cesantías y los intereses sobre las mismas gozan del beneficio de ser clasificados como rentas exentas del impuesto a la renta, lo que ayuda a disminuir la base sobre la cual se calcula el tributo. No obstante, este beneficio no es ilimitado.
Para que las cesantías estén exentas en un 100 %, el ingreso mensual promedio del trabajador en los últimos seis meses de vinculación laboral no debe superar las 350 Unidades de Valor Tributario (UVT). Si el promedio del salario sobrepasa este monto, la exención se aplica de manera gradual y proporcional conforme a la tabla estipulada en la norma tributaria.
Para determinar este ingreso laboral promedio, se toman los pagos que constituyeron salario durante los últimos seis meses de vinculación dentro del año gravable respectivo. Si al 31 de diciembre el contrato permanecía vigente, se calcula el promedio entre julio y diciembre.
Si la relación laboral finalizó en un mes anterior, se toman los seis meses previos a la fecha de retiro. Dentro de esta suma se incluyen todos los conceptos salariales que remuneraron directamente el servicio, tales como el sueldo básico, las comisiones, las horas extras y los recargos nocturnos, dominicales o festivos que sirvieron como base para liquidar la prestación.
Finalmente, el beneficio de renta exenta por cesantías debe someterse al límite general de las rentas exentas y deducciones de la cedula general. La legislación tributaria indica que la suma total de las deducciones y rentas exentas del contribuyente no puede exceder el 40 % de su ingreso neto, con un tope máximo anual de 1.340 UVT. Además, la exención aplica únicamente sobre los valores que correspondan al mínimo legal establecido en las normas laborales, quedando grabado cualquier saldo que supere dichos parámetros.
